Millionen von Menschen arbeiten in diesen Tagen das erste Mal von zuhause aus. Wie lässt sich im Corona-Homeoffice das Team-Meeting am Morgen oder die schnelle Rücksprache mit der Kollegin abbilden? Was tun, wenn der Partner und die Kinder ebenfalls daheim sind – kann das überhaupt klappen?
Bild: olezzo / Adobe Stock
Zuhause (zusammen)arbeiten – damit es weitergeht
Das öffentliche Leben ist bei uns in Berlin, in Deutschland, Europa und einem großen Teil der Welt nahezu zum Erliegen gekommen. Unsere Gedanken sind in diesen Tagen bei vielen Geschäftspartnern und Freunden, deren Existenz durch die Pandemie bedroht ist. Einige schaffen es, zumindest einen Teil Ihres Geschäfts digital und aus dem Home-Office abzuwickeln. Wir haben überlegt, wie wir sie unterstützen und ihnen Mut machen können. Auch wenn es in Zeiten großer Probleme vielleicht nur eine kleine Hilfe ist: Hier kommen die Tipps von drei textbest-Kollegen für das Corona-Homeoffice.
Sascha Kühn
Projektmanagement im Corona-Homeoffice
Für unsere Redaktionsplanung nutzen wir eine browserbasierte Projektmanagement-Software, die vor knapp zwei Jahren unser Kanban-Board ersetzt hat. Der Betriebspraxis mit Home-Office, Außenterminen, Dienstreisen & Co. war das physische Kanban-Board irgendwann nicht mehr gewachsen. Es fehlte ihm, wie jeder anderen analogen Lösung, an „Zugänglichkeit“, die nur ein Online-Tool garantieren kann.
Unser Tool der Wahl: Asana
Wir bei textbest arbeiten mit Asana. Hier verwalten wir Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten. Das Tool bietet viele praktische Funktionen:
- terminbasierte Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter
- Einteilung von Teams in Workspaces
- übersichtliche Kalenderfunktion
- Kommentarfunktion sowie Uploadfunktion für Dokumente
Alles im Blick: Redaktionsplanung in Asana
So nutzen wir Asana
Asana ist ein starkes Tool, das gleich mehrere Möglichkeiten bietet, um die Planung und Durchführung von Projekten darzustellen. Wer beispielsweise an Deadlines gebunden ist, wird die Kalender-Ansicht lieben. Sie stellt anfallende Abgaben sehr übersichtlich dar, was die Wochenplanung erleichtert.
Wenn wir bestimmte Workflows abbilden wollen, nutzen wir die Board-Ansicht. In dieser lassen sich sämtliche Aufgaben entlang eines individuell festlegbaren Bearbeitungsprozesses auflisten. Einzelne Tasks können bequem durch die Arbeitsphasen geschoben werden, was einen hervorragenden Überblick über den Stand von Projekten liefert.
Hat man viele einzelne Aufgaben zum „Abarbeiten“, dann ist die Listen-Ansicht gut. Sie funktioniert wie eine praktische To-do-Liste, die sogar automatisch mit den Aufgabenlisten eines jeden Mitarbeiters synchronisiert wird.
Einzelne Aufgaben lassen sich in Asana in Unteraufgaben unterteilen – und das sogar projektübergreifend. Beispielsweise nutzen wir einen Kalender für unsere Deadlines, die wiederum in einzelne, in einem Board sortierte Unteraufgaben unterteilt sind. So können wir gleichzeitig Abgaben planen und unsere Workflows von der Texterstellung bis zum Seeding abbilden.
Die Umstellung auf das Corona-Homeoffice war dank Asana kein Problem für uns – und um ehrlich zu sein: Es gab aus Projektmanagement-Sicht keine Umstellung. Wir managen unsere Aufgaben mit Asana von zuhause aus genauso wie im Büro.
Einen übersichtlichen Vergleich von fünf verschiedenen Tools finden Sie in dem Beitrag unseres Kollegen Kai: „Agiles Projektmanagement: 5 praktische Tools und Apps im Vergleich“.
Controlling und Zeiterfassung mit der Agenturverwaltung
Nicht ganz so bekannt wie Asana, aber für uns ebenfalls unentbehrlich, ist unsere Agenturmanagement-Software – die Agenturverwaltung. Vor zwei Jahren, als wir uns für den Anbieter aus Hamburg entschieden, haben wir fünf verschiedene Produkte getestet. Wir waren uns einig, dass die Agenturverwaltung übersichtlich, intuitiv bedienbar und funktional ist, ohne überladen zu sein. Alles, was nicht bei Asana stattfindet, findet in der Agenturverwaltung statt. Hier erstellen und speichern wir alle Adresseinträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Urlaubstage, erfasste Arbeitszeiten in Projekten sowie Controlling-Berichte und wirtschaftliche Prognosen.
Miriam Herbold-Berneike
Team-Zusammenarbeit auf einmal komplett digital
Bei textbest arbeiten wir selbstverständlich viel digital. So schaltet sich jemand aus dem Homeoffice einfach zur Team-Absprache dazu und ein Großteil unserer Kunden-Meetings erfolgt schon aufgrund der räumlichen Distanz per Telefon- oder Video-Konferenz. Doch ein gemeinsames Brainstorming, das Besprechen eines Textes gemeinsam vor dem Bildschirm oder unser Montagsmeeting finden sonst ganz bewusst persönlich statt. Sars-CoV-2 hat uns kurzerhand dazu gebracht, innerhalb kürzester Zeit alles digital durchzuführen. Neben den Chats und direkten Telefonaten über Slack setzen wir auf Zoom und Microsoft Teams. Mein Fazit nach zwei Tagen: Läuft echt gut!
5 Regeln für effiziente Zoom-Meetings
Zoom ermöglicht es, ganz schnell und einfach Audio- und Videokonferenzen aufzusetzen – sogar kostenlos in der Basic-Version. Vor unserem ersten Zoom-Meeting in Komplettbesetzung haben wir fünf Regeln festgelegt, um zeitverantwortlich und strukturiert durch das Meeting zu kommen:
- Moderation: Das Meeting wird von einer vorher bestimmten Person moderiert. Den Start habe ich am Montag gemacht.
- Themen sammeln: Die Themen werden grundsätzlich vorher in Asana eingetragen. Zu Beginn des Meetings habe ich jeden gefragt, ob er ein Thema einbringen möchte.
- Stumm schalten: Für eine gute Tonqualität ohne anstrengende Hintergrundgeräusche schalten alle die Mikrophone auf stumm, während sie nicht sprechen.
- Wortmeldungen per Chat: Zoom bietet die Möglichkeit, parallel zum Meeting einen Chat zu führen. So können Wortmeldungen oder Fragen einfach in den Chat gepostet und dann vom Moderator aufgegriffen werden.
- Abschlussrunde: Vor Abschluss des Meetings habe ich noch einmal jeden gefragt, ob es offene Fragen gibt. Wer eine hatte, schaltete das Mikro an.
Das Ergebnis war für alle zielführend. Natürlich werden wir noch ein wenig an den Feinheiten der digitalen Gesprächskultur feilen, aber mit dem ersten Live-Test waren wir zufrieden.
Microsoft Teams: das Kollaborations-Multitalent
Ebenfalls ist Microsoft Teams bei uns im Einsatz. Als Teil von Office 365 steht es einer großen Anzahl an Nutzern ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung und ermöglicht neben Audio- und Videokonferenzen inklusive Chat und Screen Sharing auch den Austausch sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Wir arbeiten mit mehreren Kunden sehr effizient über Teams zusammen. Gegen einen kompletten Umstieg auf Teams spricht bei uns allerdings, dass wir mit vielen unterschiedlichen Kunden zusammenarbeiten, die nicht alle Teams nutzen. Anders als bei Zoom ist die Konferenz über das Microsoft-Tool jedoch nur möglich, wenn alle Teilnehmer Teams installiert haben. Als Notlösung ist eine Einwahl per Telefon möglich, die ist dann jedoch auf die Audio-Teilnahme beschränkt – geteilte Bildschirme oder Chat-Inhalte können nicht eingesehen werden.
Übrigens: Um mehr Menschen weltweit eine gute virtuelle Zusammenarbeit im Corona-Homeoffice zu ermöglichen, verkündete Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365, dass Microsoft Teams kostenlos während der Corona-Krise angeboten wird.
Deliana Czech-Toschmakov
Zeitmanagement für Eltern in den Corona-Ferien
Mit der Schließung der Schulen und Kitas stehen berufstätige Eltern in Deutschland vor ganz neuen Herausforderungen. Nicht, dass die Vereinbarung von Familie und Beruf jemals einfach war, aber wer im Corona-Homeoffice arbeiten möchte, muss jetzt richtig erfinderisch werden. Gott sei Dank sind wir von textbest geübt darin, im Home-Office zu arbeiten, und das nicht nur, wenn der Lieferant kommt.
Ich habe zwei Mädchen (3 und 7 Jahre alt), Home-Office-Erfahrung mit kranken Kindern bringe ich also mit. Hier meine drei Tipps für das Corona-Homeoffice mit Kindern:
1. Räumliche Trennung im Schichtdienst
Mit den Kindern in einem Raum zu arbeiten ist für mich persönlich so gut wie unmöglich. Daher erschien mir und meinem Mann für die gemeinsame Home-Office-Zeit eine Art Schichtdienst sinnvoll. Drei Stunden er, drei Stunden ich – mit dem Laptop eingesperrt im Schlafzimmer. Der, der mittags „Dienst“ hat, fährt bei Schönwetter mit den Kindern in den Wald, der andere hat dann richtig Ruhe. Das Aufteilen des Tages funktioniert nicht immer, aber immer besser.
2. Zwischendurch abschalten, sonst droht der mentale Kollaps
Am Ende des „Arbeitstages“ mache ich meistens 15 Minuten Sport, zum Beispiel einen Yoga Flow aus dem YouTube-Kanal von Mady Morrison, oder eine HIIT-Einheit mit meiner anderen virtuellen Trainerin Rumi. Remote-Fitness mache ich schon lange, denn das ist die zeitsparendste Option, wenn man Kinder hat. Beim Abschalten helfen auch mentales Training, progressive Muskelrelaxation und Meditation, beispielsweise mithilfe der 7mind App.
3. Kinderhypnose ohne schlechtes Gewissen
Meine Dreijährige sollte laut Empfehlung eine halbe Stunde täglich Medien konsumieren, die Große eine Stunde. Da die Schule jedoch zurzeit über eine Online-Lernplattform stattfindet, sind diese Empfehlungen zumindest für die Große sowieso schon außer Kraft gesetzt. Ich finde angesichts der Ausnahmesituation, dass zwei Stunden Netflix am Tag nicht verwerflich sind, und ich würde mir nicht anmaßen über andere Eltern zu urteilen, die die Kinderhypnose noch häufiger in Anspruch nehmen.
Übrigens: Die Verschwörungstheoretiker unter uns mag es nicht verwundern, dass der neue Streaming-Dienst Disney Plus genau in den Corona-Ferien startet. Am 24. März geht es in Deutschland los, schon heute kann man sich die Jahresmitgliedschaft zu Sonderkonditionen, also für knapp 60 Euro sichern. Das habe ich gestern getan.
Mein Fazit: Es gibt keine andere Option, also genießen wir es!
Ich wünsche allen Eltern viel Geduld und Ausdauer, aber auch Spaß, denn so viel Zeit haben wir als Berufstätige schon lange nicht mit unseren Kindern verbracht. Damit keine Frustration aufkommt, versuche ich den Tag realistisch zu planen. Wenn ich mir nämlich zu viel vornehme und es dann nicht schaffe, fange ich an, sauer auf die Kinder zu reagieren, was natürlich unfair ist. Wenn die Nerven blank liegen, lese ich gerne den Content von Dr. Laura Merkham – sie hat tolle Tipps, wie man die Bindung zu seinen Kindern stärkt und auch das Geschwisterverhältnis positiv beeinflussen kann.
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