Kanban für verbesserte Arbeitsabläufe

Wir haben Kanban für uns entdeckt. Was klingt wie ein Gericht auf einer asiatischen Speisekarte, ist ein System der Prozessteuerung. Warum wir bei textbest nun Kanban verwenden und wodurch dieses System gekennzeichnet ist, haben wir kurz zusammengetragen.

Besseres System durch Kanban?

Hier bei uns sitzen wir gemeinsam in zwei Büroräumen und haben uns die meisten Infos und To-dos immer in kurzen Meetings, durch Zurufe, E-Mails, Skype oder mithilfe unserer Zettelwirtschaft kommuniziert. Im Laufe der letzten Monate haben wir viele Kunden gewonnen und die internen Aufgaben haben sich deutlich ausgedehnt. Somit stieg der Kommunikationsbedarf so sehr, dass die vielen kleinteiligen Kommunikationswege in der Summe zu viel Zeit fraßen. Zeit, in der wir nicht tatkräftig in die Tasten hauen oder kreativ brainstormen konnten, weil immer neue Fragen auftauchten. Zumal das Team unterschiedliche Arbeitszeiten bevorzugt. Die Lerchen stehen um kurz nach 7 Uhr auf der Arbeitsmatte, die Eulen trudeln erst im Laufe des späteren Vormittags ein. Doch die Zeit, die für Mails und Zettelchen drauf geht, kann sinnvoller genutzt werden. Also haben wir uns auf die Suche nach einem geeigneten System gemacht. Die Anforderung: Leicht verständlich und unkompliziert sollte es sein.

Kanban nicht nur in der klassischen Produktion einsetzbar

Ursprünglich ist Kanban eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Dabei wird durch unterschiedliche Aspekte die Wertschöpfungskette für jede Produktions- oder Fertigungsstufe kostenoptimal strukturiert. Mittlerweile gibt es unzählige weitere Ausprägungen von Kanban. Häufig lassen sich die Praktiken des Kanban-Systems so umreißen:

• Verbildliche den Fluss der Arbeit.
• Reduziere den Anteil angefangener Tätigkeiten.
• Steuere und miss den Arbeitsfluss.
• Benenne explizit die Regeln für den Arbeitsprozess.
• Fördere die Akzeptanz des Systems und aktiviere Mitarbeiter für Kanban.
• Nutze das Modell, um Chancen zur Verbesserung des gemeinschaftlichen Arbeitens zu erkennen.

Kanban-Board und los geht’s

Wesentliches Element ist das Kanban-Board, auf welchem die Aufgaben des Tages visualisiert werden. Dazu besprechen wir jeden Morgen die anstehenden Aufgaben kurz und knackig. Somit befinden sich auf dem Board vor Arbeitsbeginn eine Menge Aufgaben wie beispielsweise anstehende Texte, zu erstellende Angebote oder einzelne Projektabschnitte. Wichtig ist dabei, dass die Aufgaben so präzisiert werden, dass diese in jedem Fall an diesem Tag zu bewerkstelligen sind – bestenfalls innerhalb kürzerer Zeitfenster. Zusätzlich werden die Aufgaben priorisiert. Nach der Planung nimmt sich jeder Mitarbeiter eine Aufgabe, verschiebt diese auf dem Board in die Spalte „In Bearbeitung“ und versieht sie mit seinem personalisierten Button. Ist die Aufgabe bearbeitet, wird sie in die Spalte „Erledigt“ verschoben.

Board + Messung + Auswertung + Optimierung = Effizienzsteigerung

Die Anzahl der erledigten Aufgaben und die dafür benötigte Zeit werden ermittelt und mit weiteren unternehmensrelevanten Faktoren gemeinsam betrachtet. Mithilfe von Kanban können somit der Arbeitsprozess optimiert und die Effizienz erhöht werden. Zudem können Optimierungspotenziale aufgedeckt sowie weitere Maßnahmen zur Verbesserung geplant und umgesetzt werden. Wir sind in jedem Fall voll dabei und bis dato vom Kanban-Prinzip überzeugt. Im Rahmen unserer Tätigkeitsbereiche ist die textbest-Version von Kanban praktikabel und wenn man erst einmal reingekommen ist, gehen die Tagesprozesse effizienter und leichter von der Hand.

Und zum Abschluss sei noch einmal unser Team anhand unserer Kanban-Buttons vorgestellt. Wir wollten zuerst Hollywoodstars verwenden – aber am Ende wollten alle Matthew McConaughey oder Ryan Gosling als Buttons haben. Die Entscheidung fiel erst einmal auf … – aber sehen Sie selbst:

Miriam Berneike, Geschäftsführerin

Kanban-Button BirneMit ihrer Präzision und Just-do-it-Mentalität sorgt Miriam bei textbest für den nachhaltigen Unternehmenskurs. Auch kümmert sich die Diplom-Juristin darum, dass AGB, Datenschutz und Web-Recht bei textbest nicht stiefmütterlich behandelt werden. Gemeinsam mit Deliana in die Gründung von textbest involviert, brachte ihr „hart-zartes“ Regiment schon produktive textbest-Interna wie die textbest-Text-Battles hervor.

 

 

 
Deliana Czech-Toschmakov, Geschäftsführerin

Kanban MeloneStrategien erarbeiten, für neuen Input sorgen – die Gründerin und Geschäftsführerin von textbest ist der Trendsetter unseres Unternehmens. Ihre Stärken schulte Deliana bereits während ihres Studiums der interkulturellen Fachkommunikation mit abschließendem Diplom. Die Liebe zum geschriebenen Wort ist unserer Frontfrau Deliana jedoch auch in Zeiten großer Betriebsamkeit nicht verloren gegangen – so bringt sie die Tastatur immer noch gern ab und an zum Glühen.

 

 

 
Carolin Bank, Leitung Social-Media

Kanban ErdbeereMit großer Leidenschaft für digitale Medien und dem richtigen Gespür für Marktentwicklungen ist Caro als „Frau der ersten Stunde“ bei textbest mit an Bord. Als Leiterin der Social-Media-Abteilung ist sie immer im Dienst des Kunden unterwegs und bringt ihre langjährige Berufserfahrung in Online-Marketing und internationaler Marken-Kommunikation ein. Neben ihrer Funktion als Social-Media-Expertin ist sie auch als Projektleiterin bei Content-Marketing-Projekten hoch gefragt.

 

 

 
Katja Schulz, Leitung Online-Redaktion

Kanban BananeMit der sanften Brise jugendlicher Tatkraft im Rücken meisterte die Leiterin unserer Online-Redaktion zunächst ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, dann der Germanistik. Dank ihrer langjährigen Berufserfahrung als Online-Redakteurin wird sie heute bei textbest für ihre präzise Schreibe und ihr Koordinationstalent geschätzt. Auch in stressigen Situationen behält Katja stets einen nordisch-kühlen Kopf und ihre gute Laune – eine Meisterin in Sachen Organisation kann schließlich so schnell nichts erschüttern.

 

 

Julia Stüdemann, Online-Redakteurin & Social-Media-Managerin

Kanban ZitroneUnter den Mitarbeitern von textbest gilt Julia zurecht als stille Geheimwaffe: Mit viel Sprachgefühl und Know-how bringt sie Facebook-Posts auf den Punkt und sorgt auch bei Fachtexten für die nötige Frische. Während ihres Diplom-Studiums der Frankreichstudien konnte Julia bei einer bekannten Werbeagentur und einem der größten deutschen Verbraucherportale bereits vor der textbest-Ära umfassende Texter-Erfahrungen sammeln. Ihre Genauigkeit, Schnelligkeit und ihr trockener Humor überzeugen uns jeden Tag aufs Neue!

 

 

Carsten Maier, Content-Controller

Kanban BrombeereSein Linguistik-Studium gab erste Impulse, ein Diplom der Freien Journalistenschule in Berlin sorgte für das nötige Handwerkszeug. Als Freiberufler befasste sich Carsten unter anderem mit Drehbüchern und TV-Produktionen und fand zu unserer großen Freude den Weg zu textbest. Bei uns pflegt er neben seiner redaktionellen Tätigkeit CMS- sowie Shop-Systeme und beweist sein Zahlenfaible beim Content-Monitoring.
 
 
 
Sandra Kölling, Online-Redakteurin

Kanban AnanasOnline-Redakteurin, Lektorin und offenkundige Liebhaberin des angelsächsischen Sprachraums – Sandra setzt bei ihrer Arbeit im textbest-Hauptquartier auf eine gesunde Dreifaltigkeit aus Kreativität, Logik und Neugierde. So verantwortet sie auch die englischsprachige Textproduktion bei textbest – und kann ihren Heimvorteil dabei völlig ausschöpfen: Ihr Studium der Anglistik und Amerikanistik erweiterte sie um BWL. Heute gilt sie in unserer Online-Redaktion als stetiger Wissensquell in puncto Sprache und Finanzen.

 
 
 
 
Katja Kaltwaßer, Online-Redakteurin

Kanban TomateOb A wie Aluminiumwärmetauscher oder Z wie Zungenpiercing – Katja schenkt jedem Thema die gleiche Aufmerksamkeit. So bringt unsere Online-Redakteurin die schwierigsten Longtail-Keywords mühelos in einem Text unter – inklusive intensiver Recherchearbeit. Ihr Einsatz kommt so nicht nur unseren Kunden, sondern auch dem textbest-Lektorat zugute. Katjas Fähigkeiten beschränken sich jedoch nicht ausschließlich auf das textbest-Hauptquartier: Werden professionelle Fotos benötigt, drückt unsere Fotografin im richtigen Moment auf den Auslöser.

Maite Mehren, Praktikantin

Kanban GrapefruitAls leidenschaftliche Gedichte-Schreiberin und Fan von Astrid Lindgren war Maite schon früh klar, dass sich auf Belletristik nur Germanistik reimt. Der Abschluss eben jenes Studiums, das sie in unserem doch oft anglifizierten deutschen Sprachgut durch die Anglistik ergänzt, liegt schon in greifbarer Nähe. Bis dahin bleibt uns die fröhliche Düsseldorferin zunächst einmal als Praktikantin für fünf Monate erhalten. Wir sagen: Daumen hoch – thumbs up – we like!

 

 

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geschrieben von: Carsten Weißmann

Carsten Weißmann

Carsten ist nicht nur Online-Redakteur bei textbest, sondern hat auch als Content-Controller stets die Zahlen im Blick. In unserem Blog schreibt er über Monitoring, Tools und andere Wege, gute Zahlen zu erreichen.

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