Hilfreiche Tools als Content-Format nutzen

Helpful-ApplicationsHilfreiche Tools machen das Leben leichter. Kommerzialisiert lässt sich mit Ihnen Geld verdienen. Oder sie dienen nicht-monetären Zwecken wie beispielsweise dem Marketing von Unternehmen. Und selbstverständlich lassen sie sich ganz altruistisch ohne jeden Hintergedanken erstellen. In jedem Fall benötigt die Entwicklung eines hilfreichen Tools genügend Zeit. Wie Sie hilfreiche Tools entwickeln und erfolgreich nutzen können, habe ich in diesem Blog-Beitrag zusammengefasst.

Content-Marketing: Hilfreiches Tool

Ich liebe Tools. Ich lerne sie gerne kennen. Zuerst voller Euphorie, da sie mir häufig ein Versprechen machen. Dann tauche ich in die Tiefen der Tools ein, verliere mich in ihnen und im besten Fall habe ich einen tollen Begleiter an meiner Seite gefunden oder kann ein bestehendes Problem lösen. In einem umfangreichen Beitrag habe ich im Rahmen einer Blogparade von Zielbar (mit 56! Beiträgen von Teilnehmern aus ganz unterschiedlichen Bereichen) meine liebsten Online-Tools vorgestellt. Hilfreiche Tools sind für mich beispielsweise:

  • Trello
  • W-Fragen-Tool
  • Textanalyse-Tools
  • Copyscape
  • Mailchimp

Wenn es zwischen mir und dem Tool schiefläuft, liegt es meist am Tool. Damit will ich mich gar nicht aus meiner Verantwortung stehlen, die Anwendung womöglich nicht verstanden oder falsch genutzt zu haben. Es sollte dann wohl einfach nicht sein. Damit Ihre eigenen Tools von anderen geliebt und nicht enttäuscht abgeschoben werden, liefere ich ein praktikables How-to auf dem Weg zum eigenen Helferlein.

Warum ein hilfreiches Tool realisieren?

Warum sollten Unternehmen überhaupt in Betracht ziehen, ein Tool selbst zu gestalten und zu promoten? Diese Frage lässt sich aus meiner, von Content-Marketing geprägten, Sicht ganz klar beantworten: Sie bieten Nutzern mit Ihrem Tool die Möglichkeit, ein Problem zu lösen. Somit wird Ihr Tool positiv angenommen und die Chancen stehen gut, dass Sie und Ihr Unternehmen davon mehrfach profitieren: Traffic, Shares, Verweildauer auf der Seite und Content für die ganzheitliche Unternehmenskommunikation via Newsletter, Social Media, Webseite oder für das Seeding und die Generierung von Backlinks.

Bei hilfreichen Tools zeigt sich die Kernkompetenz der Rechner, Generatoren und Apps schon unmittelbar im Namen. Hilfreich müssen Sie sein. Und das bedeutet in der Praxis, dass sie drei Dinge miteinander ideal verbinden müssen: Bestmögliche Präsentation, leichte Bedienbarkeit und hohen Nutzen. So werden die Tools die Erwartung der Nutzer erfüllen.

Kurz: Mit einem guten Tool erfüllen Sie mit nur einem Content-Format idealerweise einen ganzen Haufen der wichtigsten Anforderungen, die Google an Content im Internet stellt. Eine Win-win-Situation also.

Kommt, wir machen mal ein hilfreiches Tool!

Am Anfang steht stets die Idee für das eigene Tool. Diese Idee sollte möglichst ausgiebig besprochen werden. Mit Kollegen, Kunden oder auch im familiären Umfeld. Klar können Sie auch als Einzelkämpfer wochen- oder monatelang selbst mit der Idee für das Tool schwanger gehen. Aber gerade Feedback, Input und kritische Anmerkungen führen dazu, das Tool bestmöglich zu konzipieren. In dem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Kollegen und Vorgesetzten von der Idee überzeugt sind. Wer nicht davon überzeugt ist, wird sich wohl kaum wirklich aktiv einbringen. Und so verliert das Tool-Projekt bereits an Dynamik und Wirkung bevor es wirklich existiert.

Das Thema des Tools sollte perfekt zu Ihrem Unternehmen passen. Andernfalls reduzieren sich die positiven Effekte der ganzheitlichen Nutzung im Rahmen der Unternehmenskommunikation. Als Malermeister können Sie auch einen Geburtstermin-Rechner präsentieren. Aber womöglich wäre ein Farbmengen-Rechner geeigneter. Wenn ich bedenke, dass ich mich jedes Mal wenn ich eine Wohnung malern wollte, verkalkuliert habe – mir hätte ein entsprechendes Tool gutgetan. Entweder waren es zwei Farbeimer zu wenig (besonders ärgerlich) oder ich hatte zwei zu viel kalkuliert.

Gut, eine kurze Google-Recherche zeigt, dass die großen Player derartige Rechner bereits anbieten. Aber das muss ja kein Hindernis sein. Wichtig ist in jedem Fall, dass Ihre Idee für Ihr eigenes hilfreiches Tool einen besonderen Ansatz verfolgt und den Nutzern gegenüber anderen Tools etwas Neues und völlig Einzigartiges bietet. Ein ganz neuer Rechner, den es so noch nicht gab, wäre da ideal. Aber auch ein Rechner, den es dem Namen nach bereits x-Mal gibt kann ein Erfolg werden, wenn er der beste, umfangreichste oder genaueste ist. Da es sich dabei alles um unique Inhalte dreht, sei hier auf einen sehr lesenswerten Artikel zum Thema Unique Content von Andreas Quinkert verwiesen.

Schritt für Schritt vorgehen

Es ist eigentlich selbstverständlich, dass in Sachen Content immer eine bestimmte Reihenfolge von der Idee bis zum Controlling eingehalten werden sollte. Je größer, je zeitintensiver und je höher die Projektkosten sind, desto genauer muss auch jeder Schritt durchdacht und geplant werden. Missverständnisse intern oder mit externen Dienstleistern, die beispielsweise die Programmierung übernommen haben, lassen sich so häufig reduzieren.

In der Praxis zeigt sich, dass jedes Projekt davon profitiert, wenn es gut geplant wird. Das muss ja nicht heißen, dass die kleinsten Einzelschritte detailliert bereits bei der Planung fixiert sein müssen. Bewährt hat sich, wenn im Verlauf des Projekts zumindest diese folgenden Bereiche berücksichtigt werden:

  • Idee
  • Konzept
  • Planung
  • etappenweise Umsetzung (Sprints)
  • Abnahme
  • Veröffentlichung
  • Seeding
  • Controlling

Agile Methoden ausprobieren

Mit Blick auf das Tool eignen sich natürlich idealerweise agile Methoden, um es zu realisieren. Agilität hat seinen Ursprung in der IT-Branche und somit ist es bei einem Tool-Projekt ziemlich gut aufgehoben. Heute gibt es zahlreiche unterschiedliche Ansätze der Agilität, die sich vom Projektmanagement über die Toolentwicklung bis zur ganz persönlichen Einstellung beziehen lassen. Erneut möchte ich an dieser Stelle auf einen Beitrag von Andreas Quinkert verweisen, der sehr inspirierend das Thema Agilität auf Zielbar.de aufgegriffen hat.

Mit Blick auf das eigene hilfreiche Tool ist Agilität unschlagbar. Denn mit agilen Methoden lässt sich das Ziel schneller und vor allem besser erreichen. Stellen Sie sich vor, Sie investieren viel Zeit in einzelne Phasen des Projekts. Und an einem bestimmten Punkt realisieren Sie, dass der Fokus falsch gelegt wurde oder der Mehrwert für den Nutzer doch nicht so groß sein könnte, wie Sie dachten. So entstehen große Probleme, die sich nur mit viel Aufwand und Kosten beheben lassen. Zumal, wenn das Tool-Projekt eine gewisse Größenordnung erreicht hat und viele Menschen daran mitarbeiten.

Ein bemerkenswerter Satz aus dem agilen Manifest wird immer und immer wieder zitiert. Und ich finde zurecht, weil er es auf den Punkt trifft – auch wenn es Perfektionisten, zu denen ich mich auch zählen würde, mitten ins Herz treffen mag.

Einfachheit — die Kunst, die Menge nicht
getaner Arbeit zu maximieren — ist essenziell.

Ich persönlich finde, dass agile Methoden ein sehr persönliches Feld sind, das man selbst entdecken sollte. So hat jeder die Chance, sich ein eigenes Verhältnis zu Agilität zu schaffen. Für das bessere Verständnis eine kurze Erläuterung aus meinem Alltag.

Mein täglicher Ablauf ist geprägt von vielen unterschiedlichen Aufgaben. Projektmanagement, Texte schreiben, lesen und redigieren. Ich mache Content-Management, Analysen, Reports und Social Media. Wenn ich meinen ganzen Tag bereits am Morgen planen würde, wäre ich den halben Tag damit beschäftigt, meine Aufgaben neu zu sortieren. Und ich lasse ungern Sachen hinten runterfallen. Daher gliedere ich jede Aufgabe in kleine Abschnitte, die es mir möglich machen, diese auf unserer Kanban-Tafel problemlos zu schieben. So habe ich einen flexiblen Workflow, der jederzeit Anpassungen ermöglicht. Und ich muss nicht auf Zuarbeit oder Feedback warten. So komme ich produktiv durch den Tag.

So könnte die agile Tool-Entwicklung ablaufen

Im Folgenden beschreibe ich exemplarisch den Ablauf einer Tool-Entwicklung. Wichtig ist, dass es sich bei dem theoretischen Tool um eine Anwendung handelt, die von einem externen Dienstleister programmiert wird.

#1 Idee

Formulieren Sie Ihre Tool-Idee als Onepager, als PowerPoint-Präsentation oder Sway dar. Und präsentieren Sie dies als eine Art Pitch Ihren Kollegen, ihrem Chef, im Teammeeting, der Familie und Freunden. Denken Sie daran neben der reinen Idee immer auch bereits die Zielgruppe, den Zweck und die Kosten abzuschätzen. Passen Sie auf Basis des Feedbacks die Ideen-Skizze so lange an, bis sie mehrheitsfähig ist. Und noch einmal sei darauf verwiesen, dass die Idee neben der optimalen Umsetzung das A und O der hilfreichen Webanwendungen sind. Dneken Sie immer dran, dass Ihrem Tool sonst ein einsames Dasein als Zombie-App droht.

#2 Konzept

Erstellen Sie ein Basis-Konzept, dass Ihre Idee und die Rahmen-Bestandteile der Toolentwicklung benennt. Dazu gehört die aussagekräftige Budget-Kalkulation wie auch die Funktionen des Tools und die wichtigen Meilensteine der Entwicklung sowie die Ideen für das Seeding und die Erfolgsmessung. Greifen Sie auf Know-how zurück. Entweder intern oder fragen Sie bei externen Dienstleistern zu Kosten und technischen Aspekten an. Gerade bei der technischen Umsetzung ist das Profi-Wissen von Entwicklern unerlässlich. Erhalten Sie ein Gespür für Anwendbarkeit des Tools, User Experience und potenziellen Fehlerquellen. Und definieren Sie Ziele für das Tool. Was soll es bringen? Mehr Traffic, mehr Backlinks oder mehr Kontaktanfragen? Nur mit definierten Zielen kann später eine Erfolgsmessung vorgenommen werden.

#3 Planung

Planen Sie gemeinsam mit Ihren Partnern die ersten Schritte. Was ist am Anfang wichtig? Welche ersten Komponenten sind zwingend notwendig? Wie früh kann auf Basis eines Prototypen Feedback von Nutzern eingeholt werden? Agilität bedeutet, Anpassungswünsche und Feedback als Teil des Projekts zu sehen und so einzuplanen, dass dies jederzeit möglich ist.

#4 etappenweise Umsetzung in Sprints

Setzen Sie die Schritte aus der Planung um. Und zwar so, dass vor jedem Schritt, der auf einem anderen aufbaut, Feedback und Anpassungen in den vorangegangenen eingeflossen sind. Definieren Sie gemeinsam mit allen Projektbeteiligten den Umfang der Sprints und die Vorgehensweise bei Feedbackschleifen und den Anpassungen. Etablieren Sie einen Controlling-Prozess, um im Verlauf der Tool-Entwicklung immer wieder zu überprüfen, ob die Ziele des Tools und der dafür vorgesehenen Entwicklungsschritte unverändert beibehalten bleiben können. Nutzen Sie in jedem Fall die Möglichkeit, mit frühen Prototypen umfassendes Feedback einzuholen.

#5 finale Abnahme

Die finale Abnahme schließt die eigentliche Entwicklung ab. Im Idealfall ist das Tool nach der Abnahme fix und fertig, möglichst befreit von Bugs und umfassend einsatzbereit. Rückt das Veröffentlichungsdatum heran und ist das Tool über die eigenen Kanäle und darüber hinaus promoted worden, legen Sie großen Wert auf die Nutzererwartung. Sie können beispielsweise mit einer Beta-Version starten und das Tool über weitere Sprints sukzessive optimieren. Stellen Sie aber sicher, dass die Nutzer auch in der Beta-Version mit Ihrem Tool vernünftig arbeiten können.

#6 Veröffentlichung

Die Veröffentlichung Ihres Tools ist zuallererst einmal ein Grund zum Feiern. Sie haben ein umfangreiches Projekt realisiert, sind von Ihrer Anwendung überzeugt und helfen damit Menschen weiter. Wenn Sie dazu noch Ihr Seeding und die Promotion über Owned, Earned und Paid-Kanäle richtig in Schwung bringen, wird es an Reichweite gewinnen und bekannter werden. Sie werden Feedback erhalten, dass Sie bewerten und gegebenenfalls bei der Optimierung Ihres Tools berücksichtigen können. Denn das ist vielleicht der wichtigste Aspekt dabei: Das Tool-Projekt endet nicht mit der Veröffentlichung.

#7 Seeding

Aus dem Seeding für Ihr Tool müssen Sie keine Wissenschaft machen. Planen Sie frühzeitig genügend Zeit für die Ideenfindung und die Konzeption möglicher Seeding-Aktionen ein. Behalten Sie dabei immer folgende Fragen im Hinterkopf: Wie sollen die Nutzer von Ihrem tollen Tool erfahren, wenn Sie sie nicht darauf aufmerksam machen? Einen Blog-Beitrag zum Einstieg in das Thema Content-Seeding finden Sie hier.

#8 Controlling

Das Tool ist veröffentlicht und beworben. Jetzt gilt es, die im Vorfeld definierten Ziele zu überprüfen. Wollten Sie mehr Traffic auf Ihre Seite leiten? Wollten Sie mehr Kontaktanfragen? Wollten Sie sich als Marke etablieren? Egal welches Ziel Sie sich gesteckt haben, Sie haben dafür einen Zielwert formuliert. Und die aktuellen Werte können Sie nun im Rahmen einer Analyse ermitteln und analysieren sowie daraus Ihre Schlussfolgerungen ableiten. War das Projekt ein Erfolg? Wo hat es gehakt? Was kann beim nächsten Tool optimiert werden?

Fazit

_FazitcatMit einem hilfreichen Tool, das den Nutzern wirklich einen Nutzen bietet, erhalten Sie fernab einer möglichen Kommerzialisierung ein Content-Format an die Hand, dass sich auf vielfältige Weise für die eigene Unternehmenskommunikation nutzen lässt. Gerade bei der Entwicklung eines Tools sollte nichts übereilt angegangen werden, weil die Gefahr groß ist, am Ziel und somit an den Nutzern vorbeizuentwickeln. Mein Tipp: Nähern Sie sich dem Thema Tool, dessen Kosten, Nutzen und der Planung behutsam. Und wenn Sie dann mit einem guten Gefühl und einem plausiblen Konzept ausgestattet sind, steht der Entwicklung Ihres hilfreichen Tools nichts mehr im Wege.


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geschrieben von: Carsten Weißmann

Carsten Weißmann

Carsten ist nicht nur Online-Redakteur bei textbest, sondern hat auch als Content-Controller stets die Zahlen im Blick. In unserem Blog schreibt er über Monitoring, Tools und andere Wege, gute Zahlen zu erreichen.

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